이메일 제대로 쓰기

학교와 회사에서 이메일 소통은 아주 중요합니다. 이메일의 모든 것, 아래에서 확인해보세요.

이메일의 기본, 계정만들때 조심할 것

￭ 한글 이름을 영문자판으로 썼을 때 나타나는 이상한 단어(예: 홍길동 대신 ghdrlfehd)를 쓰지 않는다. 이것은 의사소통의 경제성과 전문성을 크게 해치는 행위이다.

￭ 자신의 이름을 활용하거나 정체성이 드러나는 단어로 구성한다.

 

얼굴과 같은 내 이름, 이름 설정하기

￭ 상대방에게 이름이 보이므로, 자신이 누구인지 드러나도록 한다('토마토재배자' 등의 닉네임이 아 닌 '홍길동'과 같이 실명을 쓴다)

￭ 보통의 경우 [환경설정 - 쓰기설정 - 보내는 사람 이름 체크]로 확인한다.

 

프로페셔널하게~  '서명' 활용하기

￭ 설정해두면 이메일 하단에 항상 붙어 보내지므로, 명함과 같은 역할을 한다.

￭ 학교명, 학반, 이름, 개인 홈페이지나 SNS 주소 등을 쓰면 편리하다.

￭ 본인의 소속을 드러낼 필요없는 이메일을 보낼 경우 서명을 지우고 보낼 수도 있다.

￭ 서명 설정 방법은 사용하는 이메일 도메인에서 검색하여 찾아본다.

 

상대방이 꼭 읽게 하는 이메일 제목 쓰기

￭ 상대방이 이메일을 열지 않고도 내용을 짐작할 수 있도록 쓴다.

￭ 선생님께 보내는 경우 [질문] 혹은 [제출] 등으로 제목을 시작하면 서로 편리하다. 공적 의사소통 에서 서로의 시간을 아낀다는 측면에서 경제성은 아주 중요하다.

￭ 제목의 길이는 잘리지 않도록 적당하게 쓴다(15자 이내).

 

수신인, 참조(cc), 숨은 참조(bcc) 활용하여 세련된 이메일 쓰기

￭ 참조(cc)에는 수신인은 아니나, 이메일 소통 내용을 알면 좋은 사람을 쓴다.

￭ 숨은 참조(bcc)에 쓰인 수신자들은 서로의 이메일 주소를 보지 못한다. 단체로 이메일을 보내는 경우 서로의 개인정보를 보호할 수 있도록 할 때 활용한다.

 

간략하고 정확한 본문 쓰기

￭ 반드시 받는 사람을 부르는 말로 시작한다(예: 000 선생님께).

￭ 용건을 간단하게 쓴다. 파일 제출만 하는 경우라도, 본문에 ‘XXX을 제출합니다’라고 쓰는 것이 예의다.

￭ 두괄식으로 쓴다(용건 다음에 근거나 이유를 밝힌다).

￭ 첨부파일이 있다면 파일 내용을 간단히 설명한다(000 파일을 보냅니다).

￭ 첨부파일을 저장하기 전 커서의 위치를 첫 부분에 두고 저장한 후 첨부한다. 그래야 수신인이 파 일을 열었을 때 첫 페이지부터 보게 된다.

￭ 반드시 간단한 인사와 이름으로 마무리한다.